Fui parte del equipo de 5 organizadores principales que organizaron el primer festival técnico a nivel nacional en nuestra universidad. Estas son las tareas que tuvimos que hacer:
1. Crear un equipo de personas con ideas afines. 5-10 es un número ideal. Realizamos audiciones dentro de nuestro lote para elegir 5 personas.
2. Asigne un conjunto de tareas a cada persona. Cada persona sería principalmente responsable de las tareas asignadas y solo ayudaría en el resto de las tareas.
3. Amigo – esto aparentemente no es importante, pero en realidad ayuda mucho. Los miembros del equipo deben ponerse en contacto, lo que no solo generaría mejores ideas, sino que también aceleraría los resultados.
4. Asigne un nombre para el festival: hicimos una lluvia de ideas para algunos nombres y realizamos una audición para finalizar.
5. Diseñe un logotipo que también incluya el nombre del festival en el diseño, las iniciales, el simbolismo, etc. Realizamos un concurso para esto, pero terminamos recibiendo ayuda profesional. Dado que el nombre y el logotipo del festival son los artículos más destacados, ¡tienen que ser pegadizos!
6. Tome Dean y maestros en confianza. Confía en mí, nunca podríamos haberlo hecho la primera vez sin su ayuda.
7. Imprima membretes: requiere mucho tiempo y esfuerzo para finalizarlo. ¡Tiene que ser perfecto! Empezar ahora. Se finalizará solo cuando tenga listos sus patrocinadores, ya que es posible que también desee poner sus logotipos en su membrete: la elección es suya.
8. Organice el patrocinio: los alumnos, el equipo de colocación, los proveedores, las organizaciones de TI, etc. son las mejores opciones. Pregunta, pide, incluso suplica. Nada esta prohibido. ¡Recuerde, el dinero es poder (en realidad, la información es)! Los locales deben ser valorados más. En este momento, es posible que desee clasificarlos en niveles, según la cantidad de patrocinio. Para cada nivel, tendrá que decidir cómo le gustaría anunciar su contribución (en la pancarta, en membretes, en recuerdos, en los lugares, etc.).
8 (a). Comienza a pensar en patrocinios el día que comiences a pensar en el festival. Siempre se debe pensar en los patrocinadores más grandes al principio. Puede preocuparse por los peces más pequeños más adelante.
8 (b). El dinero también se puede arreglar vendiendo los recuerdos relacionados con el festival. Tendrás que empezar temprano. En primer lugar, prepare un sitio web para exhibir los artículos a la venta. Tenga un equipo en espera para obtener los pedidos y entregarlos. Solicite patrocinios / beneficios de descuento incluso de la impresora, confíe en mí, nos ayudó.
8 (c). Incluso si alguien no puede ayudar con el dinero, pídales que lo ayuden de otras maneras, por ejemplo, que le den cupones de descuento, impriman gratis, ayuda en la restauración, agua gratis o uso del lugar, mercancía gratis, comida, etc. Estos artículos / servicios originalmente cuestan la mitad del valor minorista, mientras que, si los compra usted mismo, deberá pagar el precio minorista. Se convierte principalmente en una situación en la que todos ganan. Si bien le brindan estos servicios, tienen la oportunidad de auto-anunciarse.
9. Decidir sobre el número y tipo de eventos.
10. Asigne cada evento a un equipo de compañeros de lote y deje todos los detalles a ellos. Verifique su progreso durante las reuniones semanales y ayúdelos a mejorar, pero no intervenga demasiado. Recuerde, los principales organizadores solo deben centrarse en detalles de muy alto nivel, no en las complejidades.
11. Comience a diseñar el folleto / folletos / pancartas / cuadros, etc. Obtenga ayuda profesional, si es necesario. Pídales que patrocinen en forma de servicios gratuitos / con descuento. A cambio, pueden anunciarse en todos / algunos de esos artículos.
12. El equipo de marketing debe comenzar a correr la voz a través de los sitios web de redes sociales, mientras que el equipo de patrocinio debe seguir buscando patrocinadores. Recuerde, ambos equipos suelen estar ocupados hasta el día del festival, y con mayor frecuencia, incluso después de eso.
13. Crear equipos de hospitalidad, transporte, alojamiento, comida, etc. Deberían comenzar a planificar de inmediato,
14. Comience a enviar invitaciones a los jóvenes para el puesto de voluntarios. Estarían agradecidos de ser parte del festival, así como de poder y estar dispuestos a hacer las pequeñas tareas.
15. Elija el lugar para cada evento.
16. Decidir sobre la ceremonia de apertura y clausura.
17. Decidir las fechas y el horario. Para los novatos, no lo guarde más de un fin de semana.
18. Pase su tiempo hacia atrás: calcule el número de días que llevan al festival v / s las tareas pendientes, hacia atrás.
19. Asigne un presupuesto para cada gasto que se le ocurra. SIEMPRE conserve el 15% de la cantidad como amortiguador.
20. Comience a enviar invitaciones formales a los equipos / universidades. Tendrás que seguir haciendo un seguimiento con ellos. Si solo lo envía una vez y olvida, hay muchas posibilidades de que también reciban la invitación y la olviden.
21. Comienza a buscar jueces. Profesores visitantes, decanos, profesores, ex alumnos, representantes de organizaciones de TI, etc. son su mejor opción. La mayoría de las veces, estas mismas personas lo ayudarán más tarde durante sus ubicaciones.
22. Comience a preseleccionar los equipos. Recuerde, la primera vez, desea una menor cantidad de candidatos locales y una mayor cantidad de equipos / candidatos externos, incluso si tiene que atraerlos para que asistan. Será más difícil de lo que imaginas.
23. Decidir sobre los principales invitados.
24. Decide el código de vestimenta
25. Decidir sobre el código de conducta, reglas, Do’s y Dont’s.
26. Haga que se creen tarjetas de identificación / tarjetas de acceso / pulseras, etc., preferiblemente codificadas por colores para un reconocimiento más fácil.
27. Comienza a invitar a vendedores.
28. Decidir sobre los fotógrafos / camarógrafos
29. Decide sobre la casa de campaña, DJ, etc.
30. Decidir sobre los regalos / recuerdos. Tener el nombre / logotipo impreso.
31. Refina y finaliza los detalles, uno a la vez. Una vez finalizado, no deje mucho margen de mejora. Recuerde, es un ciclo interminable. Las personas que te rodean siempre estarán más entusiasmadas de lo que podrías permitirte.
32. Las reuniones semanales se convertirán gradualmente en reuniones quincenales y diarias. Mantener MoMs.
33. Los grupos de correo electrónico, grupos de Whatsapp, etc. ayudan mucho.
El horario y el dinero son los dos factores más importantes para organizar un evento exitoso. La comradrie es otro factor importante. No es el festival lo que te quita la energía, son los preparativos previos al día D. Estar sobre preparado siempre es mejor que estar sobre preparado.
¡Disfruta y no olvides agregar el logro a tu currículum!
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