FERPA define “registros educativos” como archivos “directamente relacionados con el estudiante” que “son mantenidos por la agencia o institución educativa o por una persona que actúa para dicha agencia o institución”. Los contenidos no se proporcionan a discreción de la universidad o están sujetos a interpretación legal, es decir, el asesor general de la universidad no puede etiquetarlos como “privilegiados” y retenerlos.
Los hilos de correo electrónico entre dos o más personas, donde uno de ellos es un empleado de la organización educativa, que discuten uno o más estudiantes inscritos, por nombre, son, por definición, parte del registro educativo de un estudiante.
Las comunicaciones de los estudiantes que discuten sobre otros estudiantes no son “registros educativos”. No están sujetos a FERPA, a menos que la escuela, solo estamos hablando de escuelas de materias que aceptan fondos federales condicionados a su cumplimiento, los recopile y los mantenga en el archivo del estudiante. Si lo hacen, están sujetos a FERPA.
Los empleados de la escuela que discuten esas comunicaciones las convierten en “registros educativos” si conservan estas comunicaciones o las distribuyen de alguna manera, incluso electrónicamente o por correo interno.
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El autor o el destinatario debe ser un empleado de la universidad comentando sobre un estudiante en particular.